Deine Crowdfunding-Kampagne wurde erfolgreich beendet? Jetzt wartet die nächste Herausforderung: der Versand deiner Dankeschöns. Mit Planung und guter Organisation bleibt er stressfrei – und deine Community freut sich doppelt.
Ein erfolgreich finanziertes Crowdfunding-Projekt ist ein großer Meilenstein. Nach der Freude über die Unterstützung deiner Community folgt jedoch eine ebenso wichtige Aufgabe: die Dankeschöns an alle Unterstützenden zu verschicken. Das klingt zunächst nach viel Arbeit, ist mit guter Vorbereitung aber gut zu meistern – und bietet eine wunderbare Gelegenheit, mit den Menschen in Kontakt zu bleiben, die dein Projekt möglich gemacht haben.
Dieser Text ist mit Unterstützung von der Starterin Mona aus dem Projekt 1qm Lein entstanden. Sie hat uns von ihren Erfahrungen berichtet, wertvolle Praxistipps mit auf den Weg gegeben. Gleichzeitig zeigt sie mit ihrem Projekt, was es bedeutet, als SIGU (Soziale Innovationen und Gemeinwohlorientierte Unternehmen) Teil von SONAR zu sein: unserem Bereich für Projekte, die Mut machen und nachhaltig Wirkung entfalten.
Frühzeitig planen: Der Schlüssel zum stressfreien Versand
Sobald dein Projekt abgeschlossen ist, solltest du mit der Organisation beginnen. Lege frühzeitig einen klaren Zeitplan fest, in dem du Produktions- und Lieferzeiten realistisch einkalkulierst. Falls du eine große Zahl an Paketen verschicken musst, ist es hilfreich, eine Versandaktion zu planen und Freund:innen oder Mitglieder deiner Community einzuladen. Gemeinsam geht es schneller – und macht oft sogar mehr Spaß. Auch ein geeigneter Raum mit ausreichend Platz für Material und Arbeitsstationen sollte rechtzeitig organisiert werden.
„Wir haben unseren Packtermin etwa zwei Monate im Voraus festgelegt und ihn mit unserer Community abgestimmt. So konnten sich alle Helfer:innen den Tag freihalten und wir hatten frühzeitig einen Raum mit ausreichend Platz.“ – Mona von 1qm Lein
Verpackung und Versand vorbereiten
Neben der Planung spielt die Wahl der Verpackung eine große Rolle. Nicht jedes Dankeschön passt in einen Standardumschlag. Überlege daher frühzeitig, welche Verpackungsgrößen geeignet sind und welche Versandart sich anbietet. Bestelle Kartons, Umschläge, Füllmaterial und Etiketten rechtzeitig, damit es später nicht zu Engpässen kommt. Wenn deine Dankeschöns zerbrechlich oder sperrig sind, ist eine besonders sichere Verpackung nötig. Wer Wert auf Nachhaltigkeit legt, findet inzwischen viele umweltfreundliche Verpackungsmöglichkeiten.
„Wir haben schon vor dem Crowdfunding ein Testpaket verschickt, um die realen Versandkosten zu kalkulieren. Nach Ende der Kampagne konnten wir dadurch schnell passende Verpackungsmaterialien bestellen.“ – Mona von 1qm Lein
Adressen clever organisieren
Das manuelle Beschriften von Hunderten Paketen ist fehleranfällig und kostet Zeit. Exportiere die Unterstützendenliste von Startnext und nutze digitale Tools, um Versandetiketten zu erstellen. So kannst du alle Adressen gesammelt ausdrucken und sicherstellen, dass keine wichtigen Angaben fehlen. Schicke am besten vorher noch eine kurze Mail an deine Community, damit sie eventuelle Adressänderungen mitteilen können.
„Wir haben die Adressdaten aus der Startnext-Liste direkt in ein Online-Tool für Versandetiketten geladen und so viel Zeit gespart.“ – Mona von 1qm Lein
Struktur am Packtag
Am Versandtag selbst zahlt sich eine durchdachte Struktur aus. Besonders bei größeren Mengen ist eine kleine Packstraße sinnvoll: An einer Station werden die Dankeschöns zusammengestellt, an der nächsten verpackt, danach beklebt und schließlich gestapelt. Wenn mehrere Helfer:innen mitarbeiten, können so in kurzer Zeit viele Pakete verschickt werden.
Offene Kommunikation mit der Community
Nicht zu unterschätzen ist die Kommunikation mit deiner Community. Teile rechtzeitig mit, wann die Dankeschöns verschickt werden, und informiere offen über mögliche Verzögerungen. Kleine Extras wie eine handgeschriebene Dankeskarte oder eine persönliche Botschaft im Paket sorgen für positive Überraschungen und stärken die Bindung zu deinen Unterstützenden.
„Obwohl wir sehr viele Dankeschöns zu packen hatten, haben wir in jedes Paket eine von Hand unterschriebene Postkarte gelegt.“ – Mona von 1qm Lein
Nachbereitung und Learnings
Nach dem Versand lohnt es sich, eine Nachbereitung zu machen.
Gab es Probleme mit der Zustellung?
Ist Feedback aus der Community eingegangen?
Welche Learnings kannst du für künftige Projekte mitnehmen?
“Wir haben nach dem Versand mehrere Nachrichten bekommen, weil einige Unterstützer:innen die Informationen im Starterpaket nicht finden konnten. Wir haben deshalb nach den ersten Feedbacks nochmal eine Nachricht über die Blogfunktion auf unserer Projektseite mit weiteren Informationen zu den Dankeschöns verschickt.“ – Mona von 1qm Lein
Dankeschöns als Herzstück deiner Kampagne
Der Versand ist also mehr als nur eine logistische Pflicht. Er ist Teil deiner Kommunikation, ein Moment der Wertschätzung und ein wichtiger Baustein für die langfristige Beziehung zu deiner Community. Jede Dankeschön-Sendung ist eine persönliche Botschaft: Danke, dass ihr an uns glaubt.
Genau dieser direkte Kontakt macht Crowdfunding so besonders. Wenn du den Versand als Chance begreifst, Nähe zu schaffen und Vertrauen zu vertiefen, wächst deine Community weit über die Kampagne hinaus. Also: Trau dich, dein Projekt zu starten – deine Unterstützer:innen warten schon darauf, Teil deiner Geschichte zu werden.
Unterstützt das aktuelle Projekt von 1qm Lein
Aktuell läuft Monas Folgeprojekt von 1qm Lein – wir drücken die Daumen, dass die Learnings aus dem letzten Projekt erneut zu einem reibungslosen Versand eurer Dankeschöns führen. Wenn ihr selbst ein Dankeschön von 1qm Lein erhalten möchtet, unterstützt das Projekt jetzt: 1qm Lein untersützen
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